チーム化の教科書

こんにちは！

オンライン秘書のゆりえもんです。

私は現在、法人4期目を迎えたオンライン秘書サービスの会社を経営しながら、200名以上が参加するオンライン秘書育成コミュニティ「おうち秘書サロン」を運営しています。

はじめに

クライアントワークをしているなかで、

こんな悩みを持っていませんか？

・もっと仕事をしたいけど、キャパが足りない

・せっかくもらった仕事を断らないといけなくなる

・スキル不足により受けられない仕事がある

・今以上に収入を増やすには、睡眠時間を削るしかない…

これらの悩みはすべて、チーム化することで解決します◎

まずは少しだけ、私の自己紹介とこれまでの実績を紹介させてください。

▼ゆりえもん自己紹介

株式会社トロピコ代表取締役。

大学卒業とともにリーマンショックで内定切りにあうも、心から尊敬できる社長に拾われ、やがて会社役員に。

その後、自力で稼いで生きるためにサラリーマンを辞めて起業。

オンライン秘書サービスの会社を経営しながら、200名以上が参加するオンライン秘書育成コミュニティ「おうち秘書サロン」の運営を行っています。

▼実績

【経営者と秘書のマッチング事業】

クライアント数44社、外注メンバー80名と毎月継続で取引実績あり、チーム化により月商400万を達成

【チームディレクターの育成】

チームディレクターを多数育成しており、これまでに講座生を38名育成

【チームプランナー制度の導入】

チームプランナー制度を導入し、自社の専用プランナーチームを動かしながら、これまでに講座生を29名育成

ここまでくるに至って多くの試行錯誤と実践を繰り返してきました。

この「チーム化の教科書」では、私がこれまでの経験で得た

「仕事をチーム化するノウハウ」を紹介しています。

ーーーーーーーーーーーーーーーー

これを読んでいるあなたは

「チーム化」「チームで仕事をする」と聞くとどんなイメージを持ちますか？

「チーム化を考えたことはあるけど、どうやったらいいかわからない」

という人もいれば、

「ベテランのオンライン秘書が次のステップとして検討するもの」

「初心者の自分には関係ない、まだまだ先の話」

と考える人もいるでしょう。

これからチーム化をやってみたい人は、

この「チーム化の教科書」を読むことで、

「チーム化の流れ」や「自分にとって理想のチームを作る方法」がわかります。

オンライン秘書を始めたばかりの初心者さんにとっても、

「チームの一員になるには何をしたらいいか」がわかるので、

自分には関係ないと思わず読み進めていただけたら嬉しいです。

「チーム」という環境の力を借りて、一気に成長を加速させましょう！

■特典あり

チーム化の教科書を購入してくださった方には、

実際のお仕事で活用できる「ヒアリングシート」をプレゼントします。

また、チームを作って活躍しているメンバーへのインタビュー動画もご覧いただけます。

第1章：チーム化7つのステップ

オンライン秘書としてクライアントワークをするなかで、

「仕事の依頼はくるけどリソースが足りない」

「スキルが足りない」

「これ以上収入を伸ばすには、睡眠時間を削るしかない」

と、悩むことはありませんか？

私自身も、多くのクライアントさんと取引をしていた頃、

すべて一人で対応することがきつくなっていました。

そこで必要なのが「チーム化」です。

ここでは、オンライン秘書初心者がチーム化するまでの流れを、7つのステップで紹介します。

ステップ1：まずは自分で実務を経験する

ステップ2：手伝ってくれる人を見つける

ステップ3：少しずつ業務を渡していく

ステップ4：手伝ってくれる人の数を増やす

ステップ5：各メンバーの得意分野を見極める

ステップ6：流れを作って仕組み化する

ステップ7：クライアントさんの数を増やす

ステップ1：まずは自分で実務を経験する

オンライン秘書の経験がないなかで、いきなりチームを作ることはできません。

自分で理解していないことを人に伝えたり、指示を出したりするのは難しいですよね。

まずは、自分で実務を経験していきましょう！

ステップ2：手伝ってくれる人を見つける

だんだん実務にも慣れてきて、一人でしっかり仕事をこなせるようになると、

クライアントさんから依頼される業務量が増えて、徐々に忙しくなってきます。

そこで、まずは手伝ってくれる人を見つけましょう！

「まだ早いのでは？」

と思いますか？

いきなり「チームを作る！」と気負わなくても大丈夫です。

一人でもいいので、手伝ってくれる人を見つけてみましょう。

同じコミュニティに所属している人や、やりとりをしたことがある人がおすすめです。

ステップ3：少しずつ業務を渡していく

手伝ってくれる人が見つかったら、簡単なものから少しずつ、業務を渡していきましょう◎

最初は、人によってクオリティがそこまで左右されない簡単な業務から依頼して、様子を見るのがおすすめです。

たとえば、

• データ入力
• 調べもの
• 画像集め
• ログ取り
• 簡単な資料作成
• 文字校正

など。

自分でやろうと思えばできる業務でも、小さな業務からお願いしてみましょう。

ここでは、「人に頼むことに慣れる」ことが大切です。

ステップ4：手伝ってくれる人の数を増やす

仕事を手伝ってくれる人と、スムーズにやりとりができるようになると、

自分にも余裕が出てきます。

「もっといろいろ仕事を渡せるかも？」と思えてくるはずです。

そうしたら、

手伝ってくれる人の数を、2人、3人…と増やしていきましょう。

人数が増えていくごとに、自然とチーム感ができ、

こなせる仕事の量も徐々に増えていきます。

ステップ5：各メンバーの得意分野を見極める

同じオンライン秘書でも、得意なことは人それぞれ。

インスタ運用が得意な人もいれば、コミュニティ運営が得意な人もいます。

業務内容に限らず、コミュニケーションもそう。

即レスが得意な人もいれば、丁寧なやりとりが得意な人もいます。

メンバーに仕事をお願いするときは、業務内容はもちろん、クライアントさんとの相性も重要です。

各メンバーの得意分野やコミュニケーションの特徴を見極めて、

「この仕事はこの人にお願いしよう！」と、ボールを渡す人を決めていきましょう。

ステップ6：流れを作って仕組み化する

各メンバーの得意分野を把握できたら、

「インスタ運用の案件が来たら、この人に声をかけよう！」

「即レスが求められるクライアントさんの対応は、この人にお願いしよう！」

など、

仕事を受ける流れを作って、仕組み化していきます。

ステップ7：クライアントさんの数を増やす

仕事を受ける流れができたら、今度はクライアントさんの数を増やしていきましょう◎

いろんなクライアントさんの業務に対応することで、チームでの対応力を強化することができます。

チーム全体で業務の幅が広がり、それにともない売上もアップするので、あなたのビジネスがどんどん拡大していきます！

ーーーーーーーーーーーーーーーー

以上がチーム化の7つのステップでした。

こうやってひとつずつのステップに分解すると、自分にもできる気がしてきませんか？

オンライン秘書として業務量も売上も倍以上にアップしていきたい人は、ぜひチーム化にチャレンジしてみてくださいね◎

第2章：理想のチームを作るコツ

せっかくチーム化して一緒に仕事をしていくなら、自分もまわりの人も幸せに働けるチームを作りたいですよね。

では、そんな理想のチームはどうやって作るのでしょうか。

ここでは、理想のチームを作るコツを紹介します。