Google Calendarを主軸に予実の管理をスプレッドシートで半自動的に行う仕組みHabilog[β版]をリリースします

はじめに

はじめまして、yoshizirouと申します。

普段はベンチャー企業で、SCMの領域を中心に、KPIの集計や分析、品質管理、プロセス改善等をしています。加えて、習慣化や行動経済学に強い関心があり、50冊以上の本や動画をインプット・アウトプットしております。

この度、様々な知識や方法を試して、自分なりのスムーズな時間管理の方法が形になったので、もっと多くの人に活用してもらいたいと思い、記事を公開することにしました。なお、仕組みの名前については、日々の習慣(Habit)を記録する仕組みなのでHabilog(ハビログ)と名前をつけました。公私ともに活用出来る内容となっておりますので、ぜひ試してみてください。

実際のアウトプットのイメージはこちらになります。(Google Apps Scriptを用いて指定した時間帯または特定のボタンをクリックすることで、Google Calendarからイベントのタイトルや開始日時,終了日時,時間,自身のステータス,本文等の情報をスプレッドシートに追加する事がベースの機能となります）

対象読者

• 時間管理が大切とはわかっているが、紙に書く方法が続かなかった方
• Google Calendarを公私のいずれか、またはともに利用している方
• タイムマネジメントを見直したい方
• ストップウォッチなどの時間管理で挫折してしまった方

こんな方に特におすすめ

• 表計算ソフトで物事を管理・分析するのが得意な方
• ピボットテーブル等が難なく使える方
• ログを少ないサービス(Google Calendar、スプレッドシート)で自動的に集めたい方

時間管理や記録の重要性が大切な事はわかっているから、早く仕組みを取り入れたい方は設定方法へお進みください。

突然ですが、一つ質問をさせてください。

あなたは一ヶ月、一週間、一日前に何にどれくらい時間を使っているか把握されていますか？

私は今まで把握出来ていなかったです。

改善の基本ステップは、大きく以下の４つに分かれると認識しております。

現状の把握→問題点の発見→原因の特定→解決策の実行

- プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術 より

今回の仕組みは現状の把握に焦点をおいたものとなります。

時間管理、記録、原状の把握は大事と知っていても、いざ行動に移すとなると、記録するノートが必要だったり、ノートから記録を集計するため、Excel等の表計算ソフトに書き直したり、、、かくいう私も行動記録をしようと決心し、ストップウォッチなどの機能のあるアプリを試しましたが、何度か挫折しました。

幸いそんな自分でも毎日、Google Calendarの予定は公私ともにつけていたため、記録のベースはGoogle Calendarを使い、予実の管理をスプレッドシートで自動で行う仕組みを作ることにしました。

記録の重要性について

記録の重要性は、レコーディングダイエットの成功率が証明しているように、習慣化などのほとんどの本に記載されています。(※本文の最後に参考にした資料はまとめております)

行動記録表(≒ワークログ)について

今回の仕組みでは、記録の中でも行動記録表(≒ワークログ)に特化した仕組みとなっております。

行動記録表とは、手帳等に一週間の各時間帯で予定と実際に何をしたのか記録した表のことで、行動記録を取ることで、下記の効果が期待できるとされています。

自分の行動や認知・感情を自分自身で記録することを通じて、控えたい行動・認知を減らしたり、習慣化したい行動を増やしたりすることができる。つまり自分の行動を記録すること自体が、行動を改善する効果を持っている。

- 読書猿. 独学大全絶対に「学ぶこと」をあきらめたくない人のための５５の技法 より

同書で記録の重要性について、下記のように指摘しています。

計画する人は多いが、実態を記録する人は少ない。言い換えれば、多くの人は「何をすべきか」だけを考えて、計画を作りスケジュールを組んでしまう。そして現実に敗れて挫折する。ダイエットに失敗する人が自分の正確な体重も、いつ何を食べているかもよく把握していないように、タイムマネジメントに失敗する人は、自分がどのように時間を使っているかを把握していない。何にどれだけの時間を費やしているかを知ってこそ、現実的なプランニングとスケジューリングは可能となる。必要なのは、理想を追う「すべし」モードから、現実に根を下ろした「である」モードへのタイムマネジメントの切り替えである

- 読書猿. 独学大全絶対に「学ぶこと」をあきらめたくない人のための５５の技法 より

行動記録表と似た概念にワークログという仕組みがあります。ワークログとは、こちらの記事( 残業ゼロの人がやっている、「15分単位」で仕事を組み立てる方法)に詳細が記載されているのですが、日々、始業前に15分単位で一日のスケジュールを見積もったうえで、優先順位を意識しながら仕事を進め、終業時に振り返ることです。

ワークログの重要性について下記のように記載されています。

仕事では、次々とタスクが発生します。それらを効率よくこなすためには、そのタスクの所要時間や優先順位を正確に見積もって、適切にスケジュールに組み入れる感覚を磨く必要があります。そして、その感覚を磨く最善の方法が、「ワークログ」をつけながら、その日の仕事をその日のうちに振り返ることによって、日々、「働き方」に小さな改善を加えていくことなのです。

- 残業ゼロの人がやっている、「15分単位」で仕事を組み立てる方法 より

ここまでの内容で自分は日々のやることはToDoリストで管理しているから、問題がないという方もいるかと思うのですが、とある調査によると、下記のような結果が出ているそうです。

ＴｏＤｏリストの項目の４１％は永遠に終わらない。

- ケビン・クルーズ. 1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣 より

また、同書ではスケジュール管理について、下記のように推奨しております。

スケジュール表に基づいて動く大成功を収めた人々は、ＴｏＤｏリストは作らないものの、スケジュールは厳格に管理している。私は本書を書くために様々な取材や調査を行ったが、そこから特に一貫して感じたのは、本当にやり遂げたいことがあるなら、きちんと予定を立てなくてはならないということだ。

■成功者たちの証言「スケジュール表を使って、１５分単位で一日の予定を組みなさい。面倒に聞こえるかもしれないが、これをやれば効率性に関しては９５パーセンタイルに位置することができる。スケジュール表にないものは片づかない。スケジュール表に入っていれば嫌でも片づく。約束だけでなく、運動、電話、メールなどの予定も、この方法で管理するのだ」――ジョーダン・ハービンジャー（アート・オブ・チャーム共同創業者）

- ケビン・クルーズ. 1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣 より

何をいつやるのか枠を予め、押さえることで、マルチタスクの防止にも繋がりますので、個人的には、やることのリストと併用してスケジュール管理をするのが望ましいのではないかと考えております。

なお、マルチタスクは脳を疲れさせる要因にもなりえるようです。詳細に関しては下記の記事を参照ください。

• 無駄に脳が疲れるやりがちな行動

前置きがだいぶ長くなりましたが、行動記録表(≒ワークログ)の重要性に触れましたので、今回作成した仕組みの説明に移ります。作業時間は15〜30分ほどになります。

ここからは有料の内容とさせて頂きます。

⚠2021-05-19の公開時点で動作は確認できておりますが、Google Apps Script | Google Developersの仕様変更で使えなくなる可能性がありますので、ご理解の上ご利用ください。

GAS(Google Apps Script)入門講座① - スプレッドシートを触ってみよう※Google Apps Scriptを初めて触る方は、こちらの記事がとてもわかり易く解説をしておりますので、設定の際に合わせてご覧ください。